Peran Strategis Departemen Kesekretariatan dalam Mendukung Operasional Himabisi KIP-K Unsoed 2024

Penulis: Zulfa Kasih Clara Setyomurni

Penyunting dan Publikasi: Inayatul Maftuchah

Departemen Kesekretariatan Himabisi KIP-K Unsoed sebagai departemen yang bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi dan dokumentasi organisasi. Departemen kesekretariatan berperan dalam menjaga kelancaran operasional himpunan mahasiswa melalui menyusun dan mengelola dokumen resmi seperti surat menyurat, laporan kegiatan, dan notulen rapat, serta mengarsipkan dokumen penting. Selain itu, departemen ini juga membantu menyusun jadwal kegiatan, mengelola inventaris organisasi, dan memastikan administrasi berjalan dengan baik dalam koordinasi internal maupun eksternal. Departemen kesekretariatan Himabisi KIP-K Unsoed juga memiliki program kerja kerja bakti sekretariat dan piket sekretariat. 

Salah satu program kerja yang dilakukan departemen kesekretariatan diantaranya adalah piket sekretariat. Piket sekretariat ini dilaksanakan setiap minggu sekali, dengan pembagian kelompok piket secara acak dari berbagai departemen sebanyak 10 kelompok piket. Seperti piket pada umumnya, piket sekretariat dilakukan dengan tujuan untuk menjaga kebersihan sekre dan menjalin kekompakan antar departemen. 

Departemen Kesekretariatan juga memiliki program kerja rapat pengurus dimana pada rapat pengurus ini akan dilaporkan progres-progres yang sudah dijalani masing masing departemen selama 2 bulan terakhir. Rapat ini juga bertujuan untuk memonitoring dan mengevaluasi kinerja masing masing departemen. Dalam rapat mengurus ini, anggota rapat bebas memberikan saran, masukan, kritik atau pertanyaan pertanyaan terkait dengan program kerja yang sudah terlaksana maupun yang akan dilaksanakan di bulan-bulan kedepannya.

Himabisi KIP-K Unsoed pada periode kabinet Anantaartha melaksanakan 4 kali rapat pengurus, dimana rapat pengurus pertama dilaksanakan hari Sabtu, 18 Mei 2024 di Ruang Kuliah lantai 1 A103 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman, rapat Pengurus 2 dilaksanakan pada hari Sabtu, 27 Juli 2024 melalui Zoom Meeting. Rapat Pengurus 3 dilaksanakan pada hari Minggu, 29 September 2024 di Ruang Kelas B. 2.3 Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, dan Rapat Pengurus 4 dilaksanakan pada Minggu, 24 November 2024, di Ruang 1B Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Semua rapat kepengurusan wajib dihadiri oleh pengurus Himabisi KIP-K Unsoed.

Program kerja yang lain adalah Kerja Bakti Sekretariat dimana kerja bakti sekretariat dilaksanakan selama 2 kali dalam 1 periode. Kerja bakti 1 Himabisi KIP-K Unsoed Periode 2024 dilaksanakan pada hari Minggu, 2 Juni 2024. Sedangkan kerja bakti kedua dilaksanakan pada Minggu, 20 Oktober 2024. Kerja bakti dilakukan dengan tujuan untuk menjadikan kondisi sekretariat yang indah, bersih, dan rapi sehingga dapat menciptakan suasana yang nyaman untuk pengurus maupun anggota saat berkunjung. Selain itu, kegiatan ini juga dapat menumbuhkan keakraban sesama pengurus Himabisi KIP-K Unsoed periode 2024.

Semua kegiatan yang dilaksanakan Departemen Kesekretariatan pada umumnya berfokus pada kegiatan surat menyurat dan administrasi, inventaris barang, serta kegiatan kemakmuran sekretariat.